Системите за управление на бизнес процеси (Business Process Management Systems) навлязоха рязко в оперативното управление на компаниите през последните няколко години, и това съвсем не случайно. Интересът към тези чисто технически на пръв поглед решения всъщност изобщо не е технически. В основата му са непрестанния стремеж на компаниите към ускоряване, автоматизиране, мониторинг и оптимизиране на бизнеса.

Какво точно е BPMS?

BPM системите не са просто пакет от стандартизирани софтуерни приложения, обслужващи различни дейности на бизнеса като документооборот, снабдяване, връзки с клиенти, логистика. BPM системите са персонализирани платформи за планиране, оперативен контрол, реакции при външни събития, анализ и прогнозиране. Тези решения проследяват бизнес процесите в тяхната цялост и взаимосвързаност през всички нива на служители и системи в компанията.

Разликите между ERP и BPMS

Принципната разлика между BPMS и стандартните ERP, CRM, SCM, DMS* и други популярни информационни системи се състои в това, че докато последните боравят с цели, ресурси и обекти (складова наличност, клиент, оферта, дистрибутор, доставка), основния информационен обект при BPMS е процеса (задача, схема на работа, отговорник, решение). Имайки предвид това, както и динамичната бизнес среда и различията в устройството на компаниите, при системите за управление на бизнес процеси не можем да говорим за стандартизирани софтуерни приложения. Внедряването на подобни решения се основава върху бизнес процесите между различните мениджърски нива, отдели и служители в компанията, което прави самите BPMS уникални за всяка компания.

Бизнес процес

Основният елемент при разработването и внедряването на BPM системите е процесът. Бизнес процесът е съвкупност от дейности, извършвани от служители или софтуерни системи, подчинени на определени бизнес правила, и водещи до определена цел. За дефинирането на всеки бизнес процес са нужни данни за:

• вход: с каква информация и при какви условия започва процеса
• изход: какво се очаква в края на процеса и кога е постигната целта
• участници: служители или системи, заети в процеса
• схема: логическа последователност от дейности на участниците

Предимства на BPM системите

Предимствата от използването на съвременни системи за управление на бизнес процеси могат да се обобщят в:

• Цялостно и адекватно обслужват дейността – персонализирани софтуерни решения се настройват да обслужват конкретните процеси в компанията, вместо работата на служителите да се синхронизира със стандартизирани от приложенията дейности и цели
• Лесни и бързи за внедряване – докато разработката на стандартните ERP решения отнема приблизително 20 месеца, средния период за внедряване на BPM системите е от 3 до 6 месеца
• Изключително гъвкави и динамични – лесни за автоматизация на процесите, дават възможност за бърза реакция и корекции при промени във вътрешните или външни за компанията условия
• Широки възможности за контрол и управление – бизнес процесите се наблюдават и моделират от отговорните служители в реално време и без участието на софтуерни специалисти, координацията е автоматизирана
• Лесен достъп до информация – разполагат с удобни средства за обмен на актуална информация, предоставят достъп до периодични или при поискване справки, стимулират сътрудничеството между различните нива и отдели в компанията
• Интеграция с популярни системи за управление – разполагат с възможности за интеграция с ERP, CRM, SCM, DMS* и други популярни информационни системи.

Кога е удачно използването на BPMS?

ВРМ системите могат да се използват при управлението на всеки един бизнес, но са особено подходящи и значително подобряват работните процеси когато става въпрос за:

• Големи компании със сложни процеси
• Паралелно протичащи дейности, изпълнявани от различни изпълнители
• Бизнеси с често променяща се структура и цели на процесите
• Необходимост от бързи промени на процесите в динамична бизнес среда

BPM системите и управлението на задължения

BMPS са изключително ефективни в оперативното управление на компании или отдели, занимаващи се с управление на задължения и събиране на вземания. Тези дейности, особено при специфичната икономическа среда в момента, се характеризират със значителна динамика и интензивност, което често води до отслабване на контрола върху резултатите и тяхното качество. Освен това поради увеличаващата се задлъжнялост клиентската база рязко увеличава своя обем и до скоро използваните методи и софтуерни решения за организация и работа с тази база стават неефективни.

Внедряването на адекватна система за управление на процесите по събиране на вземания би канализирала и координирала всички тези дейности и би обезпечила достъпа и работата в реално време с актуална информация за задълженията и контактите по клиенти. От друга страна отговорните за резултатите служители биха имали пряк и лесен достъп до статистики и анализи на събираемостта в компанията или отдела и биха могли, отново през BPMS, да променят приоритетите, задават корективни мерки, и насочват работата към желаните резултати - дори на ежедневна база.

(тема с продължение)

* ERP (Enterprise Resource Planning) – системи за управление на бизнес ресурси, CRM (Customer Relationship Management) – системи за управление на отношения с клиенти, SCM (Supply Chain Management) – системи за управление на вериги от доставки, DMS (Document Management System) - системи за управление на документация

„Залудо работи, залудо не стой” е една от силно озадачаващите мъдрости, която явно трайно е белязала поведението на някои представители на бизнеса в България. Два поредни разговора предизвикаха замисляне за този тип нагласа в последните няколко седмици:

Собственик и управител на малка фирма, с когото разговаряме за просрочените вземания. Нямам проблем със събираемостта – казва той и предизвиква възхищение. Продължението, обаче, е стряскащо: малките ми клиенти – продължава да разказва – си плащат веднага защото поръчките и сумите са малки. От големите клиенти – чиито са големите просрочия - не мога и не искам да събирам, защото ще престанат да ми поръчват. (!?!)

Другият е мениджър в не толкова малка фирма, която работи, предоставяйки стокови кредити. Схемата за събиране, която прилагат е при натрупване на определена неплатена сума, всяка следваща поръчка да се плаща в брой. Клиентите им го приемат, но фирмата се сдобива с немалък несъбираем дълг, тъй като всички клиенти се позовават на редовността си по текущите плащания като знак за добри намерения и обсъждането на погасяването на вече акумулирания дълг се отлага за далечното бъдеще.

Конкурентно предимство или неразумен риск е отложеното плащане?

В ситуация на разпределен и конкурентно наситен пазар всеки новопоявяващ се участник търси онзи механизъм за продажба, който ще го направи по-привлекателен от гледна точка на потенциалните клиенти. Предоставянето на стока и последващото й плащане беше и продължава да е един от успешните подходи. Къде са рисковете в такъв случай?

Непознаването на клиентите

Никой разумен човек не би дал крупна сума на заем на новия си съсед. Влизайки в ролята на търговец, обаче, го прави и това е един от най-сериозните рискове при предоставянето на стокови кредити – размерът на предоставената сума няма връзка с възможностите на клиента да я погаси в най-добрия случай, а в най-лошия – клиентът не съществува и фирмата-кредитор попада в класическа схема на измама.

Факторът време

Един от успешните модели за кредитиране на рискови сегменти от пазара (а по време на кризата всеки сегмент изглежда потенциално рисков) е този, при който предоставяната на сума се увеличава с течение на времето. В този смисъл при стоковото кредитиране предоставянето на големи суми на нови клиенти крие доста рискове – както свързани с устойчивостта на доходите на клиента, с перспективите му за развитие, така и с лоялността, склонността му да погасява задължения и кредитната му дисциплина въобще.

Липсата на регламент

Счита се, че тежестта на наказанието често пъти играе превантивна роля и донякъде предотвратява престъплението. При предоставянето на стока на изплащане, обаче, регламент често пъти липсва – клиентът в повечето случаи няма никаква представа какви действия ще бъдат предприети спрямо него от страна на фирмата-кредитор при просрочване на негово задължение (тъжното е, че често пъти и самата фирма-кредитор няма представа какво да направи). Причините за тази аномалия са в пряка връзка с продажбения процес – традиционна нагласа на търговците е, че потенциалният клиент ще предпочете друг доставчик, ако в подробности се заговори за санкции и наказания още по време на продажбата.

Как може да се ограничи влиянието на тези рискове?

(следва продължение)

...или каква е процедурата по плащане от страна на Българската банка за развитие на задълженията на държавата към бизнеса.

В края на март правителството обяви, че в рамките на две седмици ще започне разплащане на забавени плащания от страна на държавата в размер на 550 млн. лв. по забавени обществени поръчки. Почти две седмици по-късно в сайта на Българската банка за развитие се появи информация по темата:

Българска банка за развитие съобщава, че съгласно Решение № 197 от 08.04.2010 г. на Министерския съвет на Република България, е сключено споразумение и стартира процедура за уреждане на задълженията на първостепенните, второстепенните и от по-ниска степен разпоредители с бюджетни кредити, платими от републиканския бюджет.

Задълженията, които се предвижда да бъдат уредени чрез механизма са за капиталови разходи и доставки на министерствата и ведомствата, възникнали и начислени до 31.12.2009 г., които не са погасени към 31.03.2010 г.

Механизмът дава възможност на доставчиците и изпълнителите по договорите да прехвърлят своите вземания от министерствата и ведомствата – възложители, на „Българска банка за развитие” АД чрез договор за цесия. Цената по цесията се формира на база сконтова лихва от 7 на сто годишно, изчислена за целия сконтов период върху номиналния размер на вземането, посочен в издаденото от съответния възложител удостоверение.

Банката може да поиска допълнителни документи или информация, необходими при сключването на договора за цесия.

След сключването на договор за цесия, средствата се превеждат на заявителите по открита от тях разплащателна сметка в Българска банка за развитие.

Лицата, желаещи да цедират вземания, могат да представят необходимите документи в сградата на Банката на ул. „Дякон Игнатий" 1.

Необходимите документи в случая са:

1Удостоверение от Търговския регистър към Агенцията по вписвания по партидата на заявителя или удостоверение за актуално съдебно състояние и заверен актуален учредителен акт, ако заявителят не е пререгистриран по реда на Закона за търговския регистър;

2Нотариално заверено пълномощно, даващо изрично правото да представлява и задължава заявителя по договора за цесия, с конкретно посочване на вземането съгласно удостоверението, издадено от Разпоредителя с бюджетни кредити /РБК/, в случай че заявителят не се представлява от законния си представител – при подписване на договора за цесия;

3Заявление за прехвърляне на вземане, съгласно образец (може да бъде изтеглен от тук)

4Решение на компетентния, съгласно учредителния акт на заявителя орган, за сключване на договор за цесия с „Българска банка за развитие” АД за удостовереното от РБК вземане;

5Удостоверение издадено от Разпоредител с бюджетни кредити – възложител по договора, съгласно образец (може да бъде изтеглен от тук)

6Заверено от съответния разпоредител с бюджетни кредити копие от Договора за обществена поръчка;

7Удостоверение от Централния регистър за особените залози (с опис) за наличие/липса на тежести върху предложеното за цедиране вземане и върху предприятието на заявителя;

8Удостоверение по чл. 87, ал. 6 от ДОПК.

По данни от ББР първите 100 млн. лв. за разплащанията банката ще осигури от собствени средства, а останалите към 400 млн. лв. правителството ще внесе като депозит в трезора.
Фирмите трябва да имат предвид, че ще си получат парите със 7% сконтова лихва годишно, изчислена върху признатата от държавата сума.

Срокът за подаване на документи е 30 септември 2010 г.

На изток твърдят, че когато ученикът е готов да учи, тогава се появява и учителят. На изток също така при закъснение на сутрешното метро министрите на транспорта подават оставка, така че може би очакването за пълен синхрон е малко пресилено.

Въпреки това, обаче, в последните месеци една нова тема постави представителите на бизнеса в ролята на обучавани. Става въпрос за обученията и курсовете по събиране на вземания.

В снощната емисия Новини на bTV беше излъчен репортаж по темата. Ако е вярно твърдението, че в следствие на кризата 7 от 10 търговски сделки се плащат със забава и имайки предвид, че средата не може да се промени, но собственият подход определено би могъл, то тогава представителите на бизнеса имат спешна нужда от придобиване на умения за работа със забавени плащания, за да оцелеят.

Гледната точка от репортажа е в пряка връзка с предходния ни текст, а именно че начинът на продажба до голяма степен предопределя поведенческия модел на клиентите, включително и забавите при плащане на задълженията им. Твърде големите ценови отстъпки в твърде ранен етап от комуникацията, ползването на цената и отложеното плащане като единствено конкурентно предимство, дълги периоди без действия за събиране на просрочията са част от факторите, които влошават входящите парични потоци. Когато към тях се добавят и все по-рядко срещаните технически причини за неплащане и класическите случаи на измама се стига до мрачната прогноза на Българска стопанска камара за размера на междуфирмените вземания. В този смисъл придобиването на знания и умения как да се подбират и поддържат нискорискови клиенти е стъпка в правилната посока, която би осигурила на бизнеса глътка въздух поне по отношение на новите им клиенти. Фактът, че този курс е посещаван от мениджъри, заслужава адмирации и е причина за плах оптимизъм по отношение на практиките за оцеляване, които прилага българският бизнес.

Събирането, обаче, има още два аспекта: как плащанията на съществуващите редовни клиенти да бъдат поддържани все така редовни и как да се съберат вече просрочените вземания, защото именно в тях е скрит финансовият ресурс, който би отвел бизнеса отвъд кризата. Сложното в случая е, че тренери и консултанти без практически опит в областта на събирането на вземания трудно биха могли да предадат приложими в практиката знания и умения. Или както би звучала балканската адаптация на източната мъдрост: когато оцеляването на ученика е под въпрос, то той трябва да намери най-подходящия и добър учител.