Системите за управление на бизнес процеси (Business Process Management Systems) навлязоха рязко в оперативното управление на компаниите през последните няколко години, и това съвсем не случайно. Интересът към тези чисто технически на пръв поглед решения всъщност изобщо не е технически. В основата му са непрестанния стремеж на компаниите към ускоряване, автоматизиране, мониторинг и оптимизиране на бизнеса.

Какво точно е BPMS?

BPM системите не са просто пакет от стандартизирани софтуерни приложения, обслужващи различни дейности на бизнеса като документооборот, снабдяване, връзки с клиенти, логистика. BPM системите са персонализирани платформи за планиране, оперативен контрол, реакции при външни събития, анализ и прогнозиране. Тези решения проследяват бизнес процесите в тяхната цялост и взаимосвързаност през всички нива на служители и системи в компанията.

Разликите между ERP и BPMS

Принципната разлика между BPMS и стандартните ERP, CRM, SCM, DMS* и други популярни информационни системи се състои в това, че докато последните боравят с цели, ресурси и обекти (складова наличност, клиент, оферта, дистрибутор, доставка), основния информационен обект при BPMS е процеса (задача, схема на работа, отговорник, решение). Имайки предвид това, както и динамичната бизнес среда и различията в устройството на компаниите, при системите за управление на бизнес процеси не можем да говорим за стандартизирани софтуерни приложения. Внедряването на подобни решения се основава върху бизнес процесите между различните мениджърски нива, отдели и служители в компанията, което прави самите BPMS уникални за всяка компания.

Бизнес процес

Основният елемент при разработването и внедряването на BPM системите е процесът. Бизнес процесът е съвкупност от дейности, извършвани от служители или софтуерни системи, подчинени на определени бизнес правила, и водещи до определена цел. За дефинирането на всеки бизнес процес са нужни данни за:

• вход: с каква информация и при какви условия започва процеса
• изход: какво се очаква в края на процеса и кога е постигната целта
• участници: служители или системи, заети в процеса
• схема: логическа последователност от дейности на участниците

Предимства на BPM системите

Предимствата от използването на съвременни системи за управление на бизнес процеси могат да се обобщят в:

• Цялостно и адекватно обслужват дейността – персонализирани софтуерни решения се настройват да обслужват конкретните процеси в компанията, вместо работата на служителите да се синхронизира със стандартизирани от приложенията дейности и цели
• Лесни и бързи за внедряване – докато разработката на стандартните ERP решения отнема приблизително 20 месеца, средния период за внедряване на BPM системите е от 3 до 6 месеца
• Изключително гъвкави и динамични – лесни за автоматизация на процесите, дават възможност за бърза реакция и корекции при промени във вътрешните или външни за компанията условия
• Широки възможности за контрол и управление – бизнес процесите се наблюдават и моделират от отговорните служители в реално време и без участието на софтуерни специалисти, координацията е автоматизирана
• Лесен достъп до информация – разполагат с удобни средства за обмен на актуална информация, предоставят достъп до периодични или при поискване справки, стимулират сътрудничеството между различните нива и отдели в компанията
• Интеграция с популярни системи за управление – разполагат с възможности за интеграция с ERP, CRM, SCM, DMS* и други популярни информационни системи.

Кога е удачно използването на BPMS?

ВРМ системите могат да се използват при управлението на всеки един бизнес, но са особено подходящи и значително подобряват работните процеси когато става въпрос за:

• Големи компании със сложни процеси
• Паралелно протичащи дейности, изпълнявани от различни изпълнители
• Бизнеси с често променяща се структура и цели на процесите
• Необходимост от бързи промени на процесите в динамична бизнес среда

BPM системите и управлението на задължения

BMPS са изключително ефективни в оперативното управление на компании или отдели, занимаващи се с управление на задължения и събиране на вземания. Тези дейности, особено при специфичната икономическа среда в момента, се характеризират със значителна динамика и интензивност, което често води до отслабване на контрола върху резултатите и тяхното качество. Освен това поради увеличаващата се задлъжнялост клиентската база рязко увеличава своя обем и до скоро използваните методи и софтуерни решения за организация и работа с тази база стават неефективни.

Внедряването на адекватна система за управление на процесите по събиране на вземания би канализирала и координирала всички тези дейности и би обезпечила достъпа и работата в реално време с актуална информация за задълженията и контактите по клиенти. От друга страна отговорните за резултатите служители биха имали пряк и лесен достъп до статистики и анализи на събираемостта в компанията или отдела и биха могли, отново през BPMS, да променят приоритетите, задават корективни мерки, и насочват работата към желаните резултати - дори на ежедневна база.

(тема с продължение)

* ERP (Enterprise Resource Planning) – системи за управление на бизнес ресурси, CRM (Customer Relationship Management) – системи за управление на отношения с клиенти, SCM (Supply Chain Management) – системи за управление на вериги от доставки, DMS (Document Management System) - системи за управление на документация