В последната седмица един текст от блога на Иван Стамболов придоби особена популярност в социалните мрежи и предизвика доста веселба. Става въпрос за писмо, изпратено от Софийска вода до някоя си г-жа Етажна Собственост с молба да бъде осигурен достъп до водоизмервателните уреди в имота й. Блогъри и Facebook активисти препубликуваха текста и коментираха с усмивка.

Причината да  разгледаме този казус и тук е, че скоро писахме за кореспонденцията като практика за събиране на вземания, а ненамерената г-жа Етажна Собственост е типичен пример за грешка при кореспонденция с голям брой клиенти.

Как се изпращат писма?

Образът на тъжен чиновник, който по цял ден лепи марки отдавна е в миналото. За изпращане на писма на голям брой клиенти обикновено се ползват специализирани софтуерни приложения. При тях се разработват стандартни текстове на писмата в зависимост от причината да бъдат изпратени и се персонализират автоматично. След това писмата се разпечатват и се разпращат.

Коя е г-жа Етажна Собственост?

В клиентските бази данни обикновено на всяка партида, независимо дали е номер на водомер или кредитна карта, отговаря определено лице, обозначено със своите имена. Нещото, което вероятно се е случило, е общите водомери на този адрес да е трябвало да бъдат записани на нечие име. Вероятно служителят, въвеждал данните е разсъждавал известно време чий е водомерът и тъй като е бил общ, го е записал като Етажна Собственост. От гледна точка на софтуера данните са налице – има адрес, полетата, предвидени за име са запълнени и няма да се появи съобщение за грешка. От този момент нататък, обаче, цялата комуникация по повод на тази партида ще се адресира до собственика й, а именно – до Етажна Собственост. Водомерът не е отчитан година – задейства се писмо за осигуряване на достъп, което се изпраща именно до липсващата госпожа.

Имайки предвид всичко това, въпросното писмо не е малоумно (такива бяха коментарите в социалните мрежи). То е резултат от вероятна грешка при наличие на добре работещ софтуер и служител, проявяващ творческа мисъл, когато това не е необходимо.

Как да се избегнат подобни грешки?

Най-простото и първосигнално решение е някой да чете изходящата кореспонденция. Това, обаче, е най-скъпото и неефективно решение, особено при големи обеми на писмата. Също така е висока и вероятността от допускане на субективна грешка.

Значително по-просто и евтино решение е при въвеждане на партидите да се добави и вторичен контролен механизъм по признак, характерен само за клиентите на компанията. Такъв признак би могъл да бъде цвят на очите, например, но най-подходящ за подобни случаи се оказва единният граждански номер. Освен че е уникално, във всяко ЕГН има контролна цифра, която показва автенчитността му. По този начин някой инициативен служител трудно ще въведе произволни десет цифри, а едва ли ще е в състояние по грешка да създаде несъществуващо ЕГН с вярна контролна цифра в него.

Последното, разбира се, не е абсолютна истина защото понякога инициативните служители са много изобретателни.